Bản cam kết trung thực thông tin và hồ sơ (5K-CK-01)
Cam kết thông tin kê khai đúng sự thật, hồ sơ là bản scan từ bản gốc, và xuất trình bản gốc khi 5K Mall yêu cầu. Kèm Phụ lục A liệt kê sản phẩm đăng ký.
Tải mẫu 5K-CK-01Đưa sản phẩm lên 5K Mall qua 8 bước thẩm định
Trang này cho bạn biết ở từng bước, nhà cung cấp cần làm gì và 5K Mall làm gì. Phần lớn công việc thẩm định do 5K Mall thực hiện. Bạn chỉ cần hành động ở ba thời điểm.
Quy trình 8 bước: ai làm gì
Mỗi bước kết thúc bằng một trong ba kết quả
Bạn luôn được thông báo kết quả của từng bước. Khi cần bổ sung, 5K Mall nêu rõ mục nào, lý do gì và hạn nộp lại.
Đạt
Hồ sơ chuyển sang bước tiếp theo. Bạn không cần làm gì thêm.
Cần bổ sung
Bạn nhận danh sách mục cần sửa và hạn nộp lại. Quá hạn mà chưa bổ sung, hồ sơ được đóng và bạn có thể nộp lại từ đầu.
Không đạt
Sản phẩm không đủ điều kiện kinh doanh trên 5K Mall. Bạn nhận lý do cụ thể bằng văn bản.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Đây là các hồ sơ chung cho mọi sản phẩm. Mỗi ngành hàng có thêm yêu cầu riêng trong checklist chi tiết.
- Bản scan màu chụp từ bản gốc, đủ các trang, rõ dấu và chữ ký, định dạng PDF.
- Không giữ bản gốc: dùng bản sao chứng thực hoặc bản sao có xác nhận của đơn vị cấp, và ghi rõ khi nộp.
- Tài liệu tiếng nước ngoài nộp kèm bản dịch tiếng Việt.
- Ảnh nhãn là của sản phẩm thực tế, đúng phiên bản bao bì đang lưu hành.
Hồ sơ bị chỉnh sửa, cắt ghép hoặc không trung thực sẽ bị từ chối ngay và nhà cung cấp chịu trách nhiệm theo Bản cam kết 5K-CK-01.
| Hồ sơ | Yêu cầu |
|---|---|
| Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp / hộ kinh doanh | Bắt buộc |
| Giấy ủy quyền hoặc quyết định bổ nhiệm (nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật) | Khi áp dụng |
| Giấy phép lưu hành / hồ sơ công bố hoặc tự công bố sản phẩm | Bắt buộc |
| Phiếu kết quả kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm còn hiệu lực | Bắt buộc |
| Phiếu kiểm tra hoặc chứng nhận chất lượng lô hàng | Theo từng lô |
| Chứng từ nguồn gốc xuất xứ (C/O, tờ khai hải quan, hợp đồng mua hàng…) | Bắt buộc |
| Mẫu nhãn, hình ảnh và nội dung giới thiệu sản phẩm | Bắt buộc |
| Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm | Nếu thuộc diện |
| Giấy xác nhận nội dung quảng cáo | Nếu thuộc diện |
| Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu hoặc văn bản cho phép sử dụng nhãn hiệu | Nếu có |
Văn bản bạn sẽ ký
Hai văn bản, ký ở hai thời điểm khác nhau. Bản cam kết xác nhận hồ sơ là thật. Hợp đồng quy định cách hai bên hợp tác.
Hợp đồng nguyên tắc cung cấp hàng hóa
Giá, đặt hàng, ký gửi và giao nhận, đối soát và thanh toán, nội dung đăng bán, đổi trả. Kèm Phụ lục 01 bảng giá, Phụ lục 02 hồ sơ pháp lý và Bản cam kết là Phụ lục 03.
Xem mẫu hợp đồngPhụ lục bổ sung
Nhà cung cấp đã có hợp đồng chỉ ký Phụ lục A bổ sung khi nộp hồ sơ và Phụ lục 01 bổ sung khi chốt giá. Không ký lại hợp đồng, không thẩm định lại pháp nhân.
Sau khi mở bán, bạn cần duy trì
Sản phẩm chỉ được bán khi hồ sơ còn hiệu lực. Khi hồ sơ hết hạn mà chưa được thay thế, 5K Mall tạm ngừng bán sản phẩm cho đến khi bạn bổ sung hồ sơ mới.
24 giờkể từ khi biết sự việc
Báo cho 5K Mall khi hồ sơ bị thu hồi hoặc đình chỉ, sản phẩm bị cảnh báo hoặc thu hồi, phát hiện lô hàng không đạt, hoặc có thay đổi về pháp lý của doanh nghiệp.
30 ngàytrước khi thay đổi
Báo trước khi đổi công thức, thành phần, bao bì, quy cách hoặc cơ sở sản xuất. Sản phẩm sau thay đổi được thẩm định lại trước khi tiếp tục bán.
60 ngàytrước khi hồ sơ hết hạn
Báo cho 5K Mall kèm kế hoạch gia hạn hoặc cấp mới hồ sơ.
Mỗi lần sửanội dung quan trọng
Sửa tên, thành phần, công dụng, đối tượng dùng hoặc ảnh nhãn cần được duyệt lại.
5K Mall cam kết với nhà cung cấp
- Hồ sơ của bạn chỉ dùng để thẩm định, đăng bán, giải trình với cơ quan nhà nước và giải quyết khiếu nại của người tiêu dùng.
- Mọi yêu cầu bổ sung đều nêu rõ mục nào, lý do gì và hạn nộp lại.
- Công cụ AI chỉ hỗ trợ đọc và đối chiếu tài liệu. Mọi quyết định đạt hay không đạt do chuyên viên 5K Mall đưa ra.
- Sản phẩm sức khỏe được chuyên gia thẩm định, và người phê duyệt cuối khác người thẩm định.
Câu hỏi thường gặp
Chưa thấy câu trả lời bạn cần? Liên hệ Ban Kiểm duyệt Sản phẩm qua email ở cuối trang.
Tôi không giữ bản gốc của phiếu kiểm nghiệm, phải làm sao?
Nộp bản scan từ bản sao chứng thực, hoặc bản sao có xác nhận của đơn vị cấp, và ghi rõ điều này khi nộp. Thường gặp với nhà phân phối không trực tiếp sản xuất.
Vì sao phải ký cam kết trước khi được thẩm định?
Việc thẩm định tốn nhiều công sức của chuyên viên và chuyên gia. Bản cam kết bảo đảm 5K Mall đang thẩm định trên hồ sơ thật, và giúp bảo vệ những nhà cung cấp làm đúng khỏi việc cạnh tranh với hồ sơ không trung thực.
Tôi đã là nhà cung cấp của 5K Mall, thêm sản phẩm mới có phải làm lại từ đầu không?
Không. Bạn ký Phụ lục A bổ sung và nộp hồ sơ sản phẩm mới. 5K Mall chỉ kiểm tra lại trạng thái doanh nghiệp, sau đó thẩm định sản phẩm và ký Phụ lục 01 bổ sung về giá.
Khi nào tôi có tài khoản để đăng sản phẩm?
Sau khi ký hợp đồng ở bước 7. Bạn nhập đúng nội dung đã được duyệt ở bước 6; 5K Mall đối chiếu lại trước khi mở bán.
5K Mall có nhận sản phẩm công bố tác dụng điều trị hoặc hàng xách tay không?
Không. 5K Mall không kinh doanh hàng xách tay và sản phẩm có nội dung công bố tác dụng điều trị bệnh.
Ai được xem hồ sơ của tôi?
Ban Kiểm duyệt Sản phẩm và các bộ phận liên quan của 5K Mall, trong phạm vi thẩm định và vận hành bán hàng. Hồ sơ chỉ được cung cấp cho cơ quan nhà nước khi có yêu cầu hợp pháp.
Hồ sơ của tôi được lưu bao lâu?
Hồ sơ của sản phẩm được chấp thuận được lưu trong suốt thời gian hợp tác và 3 năm sau khi chấm dứt hợp tác. Hồ sơ của sản phẩm không được chấp thuận được xóa khỏi hệ thống của 5K Mall sau 30 ngày kể từ ngày có kết quả, và khỏi bản sao lưu sau tối đa 6 tháng, trừ trường hợp hồ sơ có dấu hiệu giả mạo hoặc phải lưu giữ theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Sẵn sàng nộp hồ sơ?
Chuẩn bị bản scan hồ sơ theo checklist ngành hàng và mẫu 5K-CK-01 đã ký, sau đó bắt đầu ở bước 1.